Birçok kurumda talepler e-postayla, onaylar imzalı kâğıtlarla, takip ise tablolarla yürür. İş hacmi arttıkça bu düzen kayıt kaybına, gecikmeye ve görünürlük sorunlarına yol açabilir. Dijitalleştirme doğru planlandığında bu sorunları azaltır.
## Önce süreci yazıya dökün
Yazılıma geçmeden önce mevcut işin nasıl yürüdüğünü adım adım yazın: talep kimden gelir, kim onaylar, hangi belge nerede saklanır? Süreç net değilse yazılım da net olmaz.
## En çok zaman alan işi seçin
Her şeyi bir anda dijitalleştirmeye çalışmak yerine en çok tekrar eden ve en çok zaman alan işle başlayın. İlk adımdan alınan sonuç sonraki adımları planlamayı kolaylaştırır.
## Kullanıcı rollerini belirleyin
Sistemi kimlerin kullanacağını ve kimin neyi görebileceğini baştan tanımlayın. Yetkilendirme hem düzen hem veri güvenliği açısından önemlidir.
## Raporlama ihtiyacını baştan düşünün
Yönetimin hangi bilgileri, hangi sıklıkla görmek istediğini baştan belirlemek, sistemin doğru verileri toplamasını sağlar.
## Kişisel verileri unutmayın
Personel veya müşteri bilgisi işleyen her sistemde kişisel verilerin korunmasına ilişkin gereksinimleri proje başında ele alın.